A Administração Nacional de Arquivos e Registros (NARA) anunciou que agora as agências federais devem transformar videoconferências e colaborações online em registros oficiais. A medida visa garantir que todas as interações online sejam devidamente arquivadas, incluindo videoconferências, calendários, chat, e-mails, compartilhamento de arquivos e documentos colaborativos. O NARA enfatiza que, embora a lista seja abrangente, não é exaustiva. As agências devem tratar esses registros em plataformas colaborativas como qualquer outro registro federal, seguindo os cronogramas de registros aprovados pela administração.
Reconhecendo a importância das plataformas colaborativas, NARA afirmou que esses ambientes apoiam colaborações rápidas e eficazes no governo. O gerenciamento de registros não deve impedir o uso completo dessas plataformas; ao contrário, fornece controle adicional para uma estratégia eficiente de gerenciamento e captura de conteúdo.
As agências não são obrigadas a gravar todas as interações, mas devem seguir diretrizes estabelecidas para documentar decisões ou conversas substanciais, semelhante a reuniões presenciais. O NARA sugere que, ao integrar o gerenciamento de registros em programas de colaboração existentes, as agências considerem como lidar com solicitações de informações, a possibilidade de migração de registros para diferentes plataformas e análise de riscos.
Oficiais de registros de agências devem colaborar com administradores de sistemas e gestores de programas para identificar e atender requisitos de arquivamento. A mensagem central: colaboração eficaz sem comprometer a gestão adequada de registros!
O anúncio recente do NARA sobre o recolhimento de videoconferências, e-mails e outros documentos colaborativos produzidos no âmbito da Administração pública representa um passo significativo no recolhimento dos métodos modernas de comunicação. A medida destaca o reconhecimento da importância das plataformas colaborativas para a preservação das atividades do governo dos EUA. A ênfase é feita na não interrupção do uso das plataformas, mas sim no controle adicional da produção de documentos para uma gestão eficiente de conteúdo, mostrando equilíbrio entre inovação e responsabilidade na gestão de documentos.
Para o Brasil, surge a questão de quando práticas semelhantes serão adotadas, considerando a crescente relevância dessas ferramentas na esfera pública. Atualmente, plataformas como o Teams armazenam documentos importantes da Administração Pública. A norma do NARA aponta um caminho.
Leia sobre as novas diretrizes da NARA em: https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2023/2023-04
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