No mundo digitalizado de hoje, a gestão de documentos digitais é uma parte de extrema relevância na operação de organizações em todos os setores. As boas práticas de Gestão de Documento buscam garantir a autenticidade e a integridade dos documentos para fins de acesso e preservação, tomada de decisão, prova documental, conformidade regulatória e segurança dos dados.
Uma tecnologia que tem revolucionado a maneira como garantimos a autenticidade dos documentos é o blockchain.
O que é o blockchain?
O blockchain é uma tecnologia de registro distribuído que permite a criação de registros digitais seguros e imutáveis. É uma cadeia de blocos conectados, onde cada bloco contém informações e é vinculado ao bloco anterior por meio de um mecanismo criptográfico. Essa estrutura torna extremamente difícil ou mesmo impossível alterar ou falsificar os dados registrados no blockchain.
A tecnologia blockchain está relacionada com a gestão de documentos, porque sua utilização se dá na produção ou na preservação de dados e documentos e, desta forma, registra etapas do ciclo documental em qualquer que seja a sua aplicação.
A preservação da cadeia de custódia digital:
A cadeia de custódia digital se refere ao registro de todas as mudanças e transações que um documento digital sofre ao longo de sua vida útil. Isso inclui quem o criou, quando foi criado, quem o acessou e modificou, e todas as alterações realizadas no documento. Garantir a integridade e autenticidade dessa cadeia de custódia é fundamental para a gestão de documentos.
Como o blockchain beneficia a preservação digital:
Imutabilidade: Uma vez que um documento é registrado no blockchain, ele se torna imutável. Isso significa que qualquer alteração posterior é facilmente rastreável e pode ser comparada com versões anteriores para garantir sua integridade.
Transparência: O blockchain é um registro distribuído acessível a todos os participantes da rede. Isso proporciona transparência e responsabilidade na gestão de documentos, pois todas as transações são visíveis para os interessados.
Segurança: A criptografia e a descentralização do blockchain tornam a preservação da cadeia de custódia digital altamente segura. Isso ajuda a prevenir a adulteração de documentos e a proteger contra ameaças cibernéticas.
Autenticidade: A tecnologia blockchain permite a verificação instantânea da autenticidade de um documento, o que é particularmente valioso em transações legais, contratos e em ambientes que exigem certificação de origem.
Conformidade regulatória: Para setores altamente regulamentados, como o financeiro ou o de saúde, a preservação da cadeia de custódia digital por meio do blockchain pode simplificar o cumprimento de regulamentações rígidas.
O blockchain é uma ferramenta poderosa para a preservação da cadeia de custódia digital na gestão de documentos. Ele oferece imutabilidade, transparência, segurança, autenticidade e conformidade regulatória, tornando-se uma solução ideal para organizações que buscam garantir a integridade de seus documentos digitais. À medida que a tecnologia blockchain continua a se desenvolver, podemos esperar que sua aplicação na gestão de documentos se torne ainda mais difundida e essencial para as operações diárias de empresas e instituições em todo o mundo.
No Brasil, a preservação de longo prazo tem sido feita com base na implantação de repositórios digitais arquivísticos confiáveis (RDC-Arq) atendendo à Resolução n. 43 do Conselho Nacional de Arquivos, que não indicou solução para a questão da garantia da cadeia de custódia. Algumas soluções já vêm sendo desenvolvidas, como a Hipátia, solução desenvolvida pelo IBICT que inclui um barramento.
Alguns países começam a desenvolver projetos para a utilização da tecnologia blockchain como solução para a preservação digital de longo prazo. O projeto Archangel, desenvolvido pelos Arquivos Nacionais do Reino Unido e a Universidade de Surrey, utiliza tecnologia blockchain e aprendizado de máquina para criar uma arquitetura de preservação de documentos digitais distribuída entre vários arquivos. O projeto cria uma rede de confiança descentralizada entre Arquivos e instituições de Memória com o objetivo de garantir a preservação de longo prazo de arquivos digitais, assegurando sua integridade e acessibilidade. Além disso, o projeto busca explorar novos modelos de negócio e promover o acesso aberto aos arquivos digitais[1].
Também a tecnologia blockchain vem sendo utilizada pelas instituições culturais na produção de NFTs (Tokens Não Fungíveis) que podem representar ativos digitais únicos, como obras de arte, documentos históricos e itens colecionáveis.
No Governo Federal o blockchain também já vem sendo utilizado para a otimização de processos, aumento da confiança, transparência e segurança entre os órgãos. Em 2022, o Tribunal de Contas da União (TCU) e o Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social (BNDES) lançaram a Rede Blockchain Brasil, que promete conectar o governo federal através de uma plataforma confiável para o compartilhamento de informações no setor público. O Fórum Econômico Mundial (WEF) e o Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID) são outras instituições importantes que começam a usar o blockchain para a segurança dos seus ativos de informação. O Banco Central do Brasil pretende usar o blockchain na sua moeda digital, o Drex, a ser lançada proximamente.
A InnovaGestão presta serviços de implementação de repositórios digitais confiáveis arquivísticos e bibliográficos em ambiente do cliente ou de nuvem própria e, para oferecer a garantia da cadeia de preservação digital aos seus clientes, estabeleceu parceria com a GoLedger, startup que fornece serviços de blockchain.
A GoLedger desenvolveu uma ferramenta que torna mais fácil a criação de redes blockchain, e também oferecem serviços prontos para usar, como um sistema para obter consentimento e assinaturas. Isso facilita a adoção da tecnologia por empresas e organizações que lidam com documentos e registros, uma vez que a simplificação facilita na adoção da tecnologia.
Conheça os serviços e soluções utilizadas pela InnovaGestão.
#gestãodedocumentos #GoLedger #cadeiadesustodiadigital #blockchain
[1] COLLOMOSSE, J.; BUI, T.; BROWN, A.; SHERIDAN, J.; GREEN, A.; BELL, M.; FAWCETT, J.; HIGGINS, J.; THEREAUX, O. ARCHANGEL: Trusted Archives of Digital Public Documents. 2018. ACM DocEng’18. Disponível em: <https://arxiv.org/pdf/1804.08342.pdf>. Acesso em: 24 out. 2023.
