A Gestão Documental no 2º Plano de Ação Brasileiro da Parceria para Governo Aberto (OGP)

No dia 7 de maio, a CGU divulgou o 2º Plano de Ação Brasileiro da Parceria para Governo Aberto (OGP), elaborado para intensificar as ações com vistas a criar um governo mais transparente, acessível e democrático.

A Parceria para Governo Aberto (OGP) é uma iniciativa multilateral internacional, atualmente contando com a participação de 58 países, que tem o Brasil como um dos seus fundadores, e cujos compromissos principais são os de fortalecer a transparência dos atos governamentais, prevenir e combater a corrupção, promover os ideais democráticos de participação cidadã e melhorar o serviço público.

Governo Aberto é um conceito associado à existência de legislação de acesso à informação pública, condição para a participação dos países no OGP. O Brasil é um dos oito fundadores da OGP e presidiu a iniciativa desde sua fundação até setembro de 2012.

O primeiro Plano de Ação brasileiro para o Governo Aberto foi lançado em setembro de 2011, desenvolvido com participação social, e incluiu 32 compromissos, que foram implementados, quase todos, por apenas cinco órgãos do Governo Federal.

Posteriormente, outras 11 ações foram acrescentadas ao plano original, tendo apresentado, entre outros projetos, diagnósticos sobre valores, conhecimento e cultura de acesso à informação pública; diagnóstico sobre o papel das Ouvidorias; Elaboração de Guia sobre acesso à informação; modelo para a estruturação dos serviços de informações ao cidadão; treinamentos sobre Acesso à Informação; Confecção de Catálogo de Dados e Informações Públicas disponibilizados na internet; Desenvolvimento da Infraestrutura Nacional de Dados Abertos (Inda); Portal Brasileiro de Dados Abertos etc.

O Balanço do primeiro Plano de Ação do Brasil, divulgado pela Controladoria-Geral da União em maio de 2013, apresenta o estágio de desenvolvimento de cada um dos projetos. Dos 32, apenas dois não foram implementados e quatro o foram parcialmente.

Um dos serviços públicos cuja melhoria está diretamente relacionada com a efetividade da Lei de Acesso à Informação é a Gestão da Documentação Governamental. No entanto, essa importante política pública não estava prevista no primeiro Plano.

A Gestão de Documentos constituiu-se uma das principais propostas da 1ª Conferência Nacional sobre Transparência e Controle Social (1ª Consocial), com 80 votos: 49 – 1.49 – (GT2+GT4) – Garantir recursos para instituir a Gestão de Documentos nas três esferas públicas, com a criação, fortalecimento e modernização das estruturas de arquivo público, por meio de infraestrutura material, tecnológica e de recursos humanos habilitados (arquivistas), com capacitação contínua, de maneira que tenham participação permanente na produção de banco de dados e demais documentos.

A Gestão Documental encontra-se prevista na LAI. Sem a organização dos arquivos governamentais existirá uma impossibilidade objetiva de cumprimento da Lei, cujo art. 4° define o tratamento da informação como: o conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação.

Em tempos de produção de documentos em meios digitais, a LAI preocupou-se com a preservação de longo prazo desses documentos, ao estabelecer, no art. 6º, que cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a II – proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade.

Além disso, essa lei recomenda o investimento de recursos na organização dos documentos, traduzido na implantação de programas de gestão documental, ao estabelecer, no art. 7º, que o acesso à informação compreende os direitos de obter informação […] contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos;  […] primária, íntegra, autêntica e atualizada, sobre atividades exercidas pelos órgãos e entidades […]

Pesquisa elaborada pela CGU em parceria com a Unesco, em 2011, concluiu que a Administração Pública Federal não estava preparada para cumprir a Lei de Acesso a Informações Públicas. Entre os principais problemas destacaram-se:

• Falta de organização, planejamento e sistematização das informações de cada área;
• Limitada capacidade de resposta em caso de aumento significativo da demanda;
• Baixa interoperalidade dos sistemas e bancos de dados inter e intra órgãos;
• Baixa confiabilidade das bases de dados existentes, pois os erros dos sistemas podem ser utilizados de forma inadequada e danosa para o Estado/governo;
• Carência de recursos humanos destinados ao atendimento das solicitações de informações e também à sua disponibilização proativa;
• Perigo de a nova legislação cair em descrédito por falta de condições necessárias e suficientes à sua efetividade[1].

No primeiro Plano de Ação, a gestão documental não foi considerada requisito essencial para o funcionamento efetivo da LAI e  para o fornecimento de informações de interesse dos cidadãos. Ao contrário, um dos projetos não implementados foi a elaboração e oferta de cursos de capacitação de servidores públicos em temas referentes à gestão da informação.

Por essas razões, no Diálogo Virtual – uma das etapas de participaçao da sociedade civil na formulação do Plano – a Sociedade Brasileira para a Gestão do Conhecimento (SBGC) resgatou a proposição bem votada na 1ª Consocial, em 2012[2], de fortalecimento da  Política de Gestão Documental, tendo ainda sugerido à CGU o estabelecimento de parceria com as agências de informação especializadas (Conarq, Arquivo Nacional, Ibict), para o fortalecimento do Siga – Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo, da Administração Pública Federal (APF), criado pelo Decreto n. 4.915, de 2003.

Política de Gestão Documental é essencial para diminuir o gap existente entre  estado da arte das tecnologias de gestão de conteúdo e o uso destas nas organizações públicas. Essa defasagem se traduz na baixa qualidade dos serviços prestados à população.

A maioria dos ministérios e órgãos não conta com um sistema de protocolo informatizado e centralizado, e os processos administrativos e outros documentos ainda são produzidos em papel. Em algumas dessas instituições, ainda não aposentaram o livro de protocolo.

Embora existam ilhas de excelência no serviço público, ainda encontramos relevantes acervos documentais, gerados pelas organizações no exercício das suas atividades, que são depósitos de traças, poeira e descaso e, em última análise, exemplos da impossibilidade objetiva de garantir o acesso às informações governamentais.

Indubitavelmente, a efetividade da Lei de Acesso à Informação depende da implantação de políticas e programas de gestão gestão documental.

Felizmente, a proposta da SBGC, registrada no portal e.Democracia, foi recepcionada pelo Arquivo Nacional por intermédio do Ministério da Justiça, que incluiu, no Segundo Plano de Ação, a proposta 2.10 – Implementar a Política de Gestão de Documentos no Governo Federal: fortalecer os serviços arquivísticos governamentais, por meio da capacitação dos servidores que atuam na área de gestão de documentos, nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (Siga), e a ampliação do número de reuniões técnicas entre o órgão central, os setoriais e os seccionais do Siga. A implementação deverá ocorrer até dezembro/2013.

A proposta do MJ, embora tímida (porque só tratou da formação de servidores) representará um avanço, principalmente por levar a Gestão Documental para a pauta do Governo Aberto e por estabelecer  parceria com a CGU e outros órgãos, para a ampliação desse escopo inicial do Plano.

O segundo plano registra ainda dois projetos de gestão documental do Ministério da Defesa e um projeto de Gestão da Informação Corporativa da Previdência Social (e-Governança).

O Ministério da Defesa apresentou o projeto de formulação e implementação da Política de Gestão da Informação, que versará sobre os procedimentos relativos à disponibilização, à classificação, ao tratamento e à gestão da informação, no âmbito do Ministério, bem como sobre a implementação da Base de Dados de Documentos Administrativos produzidos pela Marinha do Brasil, contendo a descrição de todos os documentos administrativos produzidos pelas Organizações Militares da Marinha do Brasil (MB), e  dos transferidos / recolhidos para o arquivo daquela, a partir do ano de 2014.

O projeto de Gestão da Informação Corporativa do Ministério da Previdência Social estabelecerá a política de gestão da informação e  da documentação dentro do Ministério e promoverá a preservação da memória institucional; a adequação da infraestrutura tecnológica; o desenvolvimento de Serviços de Gestão da Informação e Documentação e a disseminação da cultura de Gestão da Informação Corporativa.

Espera-se que outras instituições públicas compartilhem o entendimento de que gestão documental é projeto estratégico para garantir a simplificação e a racionalização dos procedimentos e  agilizar a recuperação dos documentos e informações.

As funções políticas, econômicas e sociais do Estado são realizadas por meio das ações de regulação, planejamento e fiscalização, todas elas materializadas em documentos. Em última análise, o Estado produz documentos e, então, sistemas de gestão documental são instrumentos essenciais de organização do Estado.